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Le Guide ultime de la facturation pour petites entreprises

L'une des périodes les plus stressantes pour la plupart des propriétaires de petites entreprises est lorsque les flux de trésorerie deviennent serrés parce que les paiements ne sont pas réglés par les clients. Non pas nécessairement que votre entreprise a rencontré des difficultés, mais parce que vos clients ne paient pas à temps.

Dans ce guide de facturation et de paiement, nous voulons partager avec vous quelques bonnes pratiques pour la facturation de vos clients. De plus, nous voulons partager des moyens de nous assurer que vous êtes payé à temps afin que vous n'ayez pas à vous soucier des flux de trésorerie.

Utilisez un logiciel de facturation.

L'utilisation d'un logiciel de facturation comme Dynacom présente plusieurs avantages pour votre entreprise. Pour commencer, il montre à vos clients que votre processus comptable est professionnel et organisé. Ils sauront aussi qu'ils ne pourront pas passer à travers les mailles du filet et manquer un paiement.

De votre côté, vous serez en mesure de suivre facilement les promotions spéciales offertes à certains clients, la rapidité ou la lenteur avec laquelle les clients ont tendance à payer, les factures en souffrance et bien plus encore.

Vous pourrez également exécuter des rapports détaillés qui vous aideront lorsque les clients s'intéressent à leur historique de facturation et de paiement. Vous pouvez également exécuter ces rapports lorsque les clients contestent le montant des produits ou services qu'ils ont reçus par rapport aux montants qui leur ont été facturés.

Discutez des détails de la facturation au début.

Lorsque vous commencez à travailler avec un nouveau client, il est bon de faire confirmer les détails de facturation le plus tôt possible. Certains clients retarderont le paiement d'une facture simplement parce qu'il manque une chose, comme un numéro de bon de commande. Voici ce qu'il vous faut établir dès le départ pour assurer le succès futur de la facturation.

Sachez quelles informations vous devez fournir aux clients.

Votre client a-t-il besoin de votre numéo SIRET au début de la collaboration ? Votre client veut-il un nom de projet ou un numéro de commande spécifique sur chaque facture ? Votre client a plusieurs adresses d'affaires et a besoin d'une adresse particulière sur la facturation pour un bon routage ? Trouvez ces choses pour qu'ils n'aient pas d'excuse légitime pour retarder les paiements.

Sachez comment votre client veut être facturé.

La plupart des clients sont satisfaits d'être facturés en ligne par courriel. Mais certains veulent quand même que la copie papier soit envoyée par la poste. Assurez-vous d'envoyer votre facture en conséquence.

Sachez qui doit recevoir la facture (et qui doit être en copie).

Différents clients ont des règles différentes lorsqu'il s'agit de facturation. Certaines factures doivent être soumises à l'approbation du propriétaire de l'entreprise, puis se répercuteront sur la comptabilité. D'autres doivent aller à la comptabilité avec un CC au chef de projet avec lequel vous travaillez pour qu'ils puissent envoyer leur OK à la comptabilité.

Occasionnellement, vous aurez un client où la facture doit être envoyée en format PDF à une seule personne pour approbation. Ensuite, il doit être envoyé à une autre personne pour approbation. Enfin, il doit être envoyé à un service comptable externe par voie électronique.

Définissez clairement vos termes

Étonnamment, certaines personnes ne précisent pas les modalités de paiement. Ils laissent simplement le défaut à la réception de la facture. Si vos conditions de paiement ne sont pas exigibles à la réception, vous devez les modifier en conséquence sur votre facture. Sinon, les gens supposeront que vous n'avez pas modifié les conditions de paiement par défaut et créeront leurs propres conditions de paiement.

En parlant de conditions de paiement, une façon de s'assurer d'être payé avant de faire le travail ou d'envoyer le produit est d'offrir un escompte pour paiement anticipé. Vos clients vont adorer la possibilité d'économiser un peu et vous allez adorer le fait que vous n'avez pas à vous inquiéter de vous faire escroquer.

Définissez clairement quel moment prévoir à la facturation

Informez vos clients à l'avance que vous facturez généralement à la fin du mois, le premier du mois, au milieu du mois, toutes les semaines, toutes les deux semaines ou à la fin d'un projet. De cette façon, ils savent quand ils peuvent s'attendre à recevoir votre facture et, espérons-le, être à l'affût.

Offrez plus d'une façon de payer

Ce n'est pas parce que 90 % de vos clients utilisent PayPal ou paient en ligne que les 10 % restants le feront. En permettant à vos clients de payer par carte de crédit ou par chèque, vous serez en mesure de supprimer la plupart des barrières de paiement pour la plupart de vos clients.

Pour s'assurer que vos clients peuvent payer comme ils le souhaitent, incluez votre adresse postale sur la facture et offrez-leur des options de paiement supplémentaires pour qu'ils puissent payer en ligne en dehors de PayPal.

Les bonnes alternatives de traitement des cartes de crédit à PayPal incluent Stripe, Braintree et Authorize. Les trois ont des prix similaires à 2,9 % + 0,30 $ par transaction.

Confirmez que vous avez envoyé la facture.

Vous savez que vous pouvez compter sur votre logiciel de facturation. Donc vous ne le faites pas nécessairement parce que vous ne croyez pas en votre logiciel, mais plutôt pour obtenir ce premier rappel que oui, vous avez envoyé votre facture.

Après avoir envoyé une facture à un nouveau client, envoyez un courriel à la personne qui est censée recevoir la facture et à toute personne qui a besoin d'être en copie sur la facture que vous venez d'envoyer. Il peut être inclus comme une mention occasionnelle qui accompagne les mises à jour de votre projet.

Vous n'avez généralement besoin de le faire qu'avec les nouveaux clients ou les clients qui sont régulièrement en retard de paiement. Avec les nouveaux clients, il vous permet de vous assurer que les détails de facturation sont corrects.

Envoyez des rappels en douceur.

Tout le monde ne paiera pas 100 % à temps. Certaines personnes seront légitimement si occupées qu'elles oublieront involontairement votre facture. Au début, vous voulez supposer que votre facture a été oubliée par erreur et encadrer vos rappels en conséquence.

Lors de la réexpédition d'une facture, il existe d'excellentes façons d'aborder un rappel de facture, y compris la formulation suivante, y compris pour des situations spéciales.

“J'ai remarqué que vous n'avez pas encore vu ma facture. Au cas où il ne serait pas passé correctement, je l'envoie à nouveau. Je joindrai également une copie en format PDF dans un courriel séparé. On ne sait jamais avec les filtres anti-spam de nos jours.

Je sais que vous avez été occupé avec le lancement du nouveau projet récemment. Au cas où il serait enterré dans votre boîte de réception, voici ma facture pour le travail du mois dernier.

J'espère que vous avez fait bon voyage ! Je sais que vous avez probablement beaucoup de rattrapage à faire, alors je voulais m'assurer que cela figurait en tête de liste depuis 30 jours.

Ceci est juste un rappel amical au sujet de ma facture du mois dernier. Le temps passe vite, mais comme ça fait 30 jours, j'ai pensé vous le dire.”

Dans la plupart des cas, cela devrait résoudre le problème et vous devriez obtenir une réponse - et le paiement. Si vous n'obtenez pas de réponse d'une personne, vous pouvez toujours envoyer un gentil rappel à quelqu'un d'autre. Faites savoir à cette personne que vous n'avez pas entendu parler de votre facture et que vous voulez vous assurer qu'elle lui a été remise.

Si vous n'avez pas de rappels personnalisés, c'est très bien aussi. Vous pouvez choisir d'envoyer des rappels automatiques à la place !

Soyez autoritaire.

Si les rappels ci-dessus passent inaperçus, vous devrez peut-être devenir un peu plus agressif. Ceci est particulièrement important si la facture est en retard de paiement. Il y a des choses à considérer avant de prendre cette route.

Souhaitez-vous que cette entreprise reste un client ? Si c'est le cas, le fait d'être sympathique avec un paiement lent pourrait vous gagner leur loyauté future.

Pouvez-vous arrêter la livraison ou les services en raison d'un non-paiement ? Encore une fois, ce choix peut se résumer à la question de savoir si vous voulez que cette entreprise reste un client.

En gardant ces réponses à l'esprit, agissez en conséquence. Commencez par renvoyer votre facture, à la fois numériquement et par la poste. Appelez votre client et dites-lui que vous comprenez que les choses peuvent être difficiles, mais que vous avez terminé les services convenus ou envoyé les produits livrables. Ainsi, le paiement courant est dû immédiatement.

Oui, cela peut être inconfortable. Mais c'est aussi une clé de la réussite de votre business. Vous n'êtes probablement pas le seul fournisseur auquel votre client est en retard de paiement, de sorte que vous ne serez pas le seul à faire respecter la loi. Mais si vous êtes le seul à exercer une pression sur eux, vous serez probablement payé en premier. Ou au moins une fois que les services publics essentiels, le loyer et les autres factures sont payés.

Persister sur la question peut être frustrant à la fois pour vous et votre client, mais cela peut être la clé pour être payé. Certains propriétaires de petites entreprises ont déclaré avoir été payés aussi tard que deux ans après l'échéance d'une facture. Même si le retard n'est jamais bon, c'est mieux que jamais.

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